A bilhetagem de impressão funciona através de softwares em que é possível programar cotas para as máquinas, limitando as impressões por setor ou funcionário.

Além disso, esses softwares podem armazenar todo tipo de informação, como número de cópias realizadas, quais usuários usam mais a impressora e até os documentos que fizeram parte da fila de impressão. Dessa forma, torna-se possível não só elaborar relatórios detalhados e calcular custos por impressão, mas ver se o sistema de bilhetagem e o gerenciamento de impressão têm surtido um efeito real nas finanças da empresa, ajudando a economizar nesta área e levando os funcionários a se conscientizarem sobre o uso correto do parque de impressão.